COMUNICACIÓN ISO 9001:2015
Bienvenidos al apartado 7.4 denominado Comunicación Iso 9001:2015 el cual es necesario para que las interacciones con las partes interesadas se realicen adecuadamente.
Como vimos en el apartado 4.4 los progresos interactúan entre sí y con otras partes interesadas a través de entradas y salidas.
Sin embargo, no necesariamente se determina cómo se entregan las entradas y las salidas puesto que en ocasiones se tratan de bienes tangibles y no necesariamente información a comunicar.
Existe información tan específica que no necesariamente se identifica como una entrada o una salida simplemente es información, por eso la necesidad de disponer de ese apartado.
Aunque la Comunicación Iso 9001:20151 no determina explícitamente la obligatoria de algún documento.
Es importante establecer algunos que permitan dar cumplimiento al apartado de tal forma que se puedan controlar como información documentada.
Se debe determinar en primera medida que comunicar es decir cuál es la información que el proceso pretende transmitir a otros procesos o partes interesadas.
Posteriormente se debe indicar para esa comunicación cuando comunicar, es decir en qué momento y con qué frecuencia se realiza la comunicación.
Asimismo, determinar el cuándo es un ejercicio responsable con la oportunidad.
También se debe determinar a quién comunicar, este es un ejercicio de relacionar qué proceso o qué parte interesadas será el receptor de la información.
Eso permitirá filtrar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información sólo al conocer el receptor.
Una vez determinado esto se debe relacionar cómo comunicar eso para determinar el medio que se realiza la Comunicación Iso 9001:2015,
por ejemplo:
- Correos electrónicos.
- Mensajes certificada.
- Capacitaciones.
- Rediciones de cuenta.
- Entre otros.
Finalmente se debe relacionar quien comunica es decir el emisor autorizado de la organización para emitir el mensaje.
Ahora consolidemos esta información con el fin de determinar un documento de planificación de las comunicaciones de la organización.
Veamos un ejemplo desde dos perspectivas primero el proceso de gestión comercial.
Las comunicaciones a realizar son el portafolio de servicios la propuesta económica y la factura de venta,.
Observemos cómo se determina la planificación, desde el cuándo, a quién, cómo y quién comunica.
Preguntémonos qué pasaría si el mismo cliente recibe un portafolio de servicios de diferentes personas de la organización este podría confundirse o si recibe diferentes propuestas con diferentes valores y actividades, debemos cuidar a la organización a partir de las comunicaciones.
Ahora veamos el ejemplo desde el proceso de gestión de calidad y del talento humano como un proceso de apoyo.
La comunicación es el comprobante de nómina una vez pagado el salario del mes de cada trabajador.
El acceso a la información confidencial también puede restringir el uso de las comunicaciones con esto finalizamos el apartado 7.4 denominado comunicación nos vemos.
