Como comportarse durante una Auditoria

La mayoría de las empresas que cursan por primera vez una auditoría, no saben cómo comportarse durante una auditoría, aquí te explicaremos como comportarse correctamente en una auditoría correctamente.

En todas las etapas de la auditoría solo debe entregar documentación que le soliciten, no debe tratar de impresionar o mostrar documentos no solicitados.

Debe estar presente el personal encargado de la documentación, el gerente general debe estar solo como observador y también el coordinador del Sistema Integrado de Gestión si se requiere de apoyo.

A continuación, le mencionaremos como deben de comportarse durante una auditoría con la empresa certificadora, ya que esta verificará cada proceso.

1. Etapa de apertura de la auditoría.

Durante esta etapa el Gerente General, Gerente Comercial o el Encargado de Ventas debe estar presente, para realizar la reunión de apertura de la auditoría.

Los cargos altos de la empresa,deben estar presentes en la auditoría, ya que se necesita definir con claridad, cuál será la línea a homologar.

2. Etapa de información general.

Una vez que hayan definido la línea a homologar, el auditor estará solicitando información general y documentos legales de la empresa, en esta etapa puede estar presente el gerente general u otro personal que designen para que pueda brindar toda la información que se solicite.

3. Etapa financiera y contable.

Solo debe estar presente el contador de la empresa o encargado de contabilidad, el gerente general (opcional) o algún personal designado que pueda presentar todos estos documentos como: pagos de AFP, ONP, planillas, estados financieros, etc.

El Gerente General solo debe de estar como observador, puesto que en algunos casos ante cualquier fallo del contador, normalmente el gerente estalla frente al auditor cuando se tratan de tributos.

4. Etapa documentaría de todos los ámbitos a evaluar según cuestionario de homologación de proveedores.

(calidad, seguridad, salud en el trabajo, ambiental, responsabilidad social, continuidad de negocios, etc.)

Culminada la etapa de información general, solo debe estar presente el coordinador del Sistema Integrado de Gestión (encargado de la documentación del Sistema Integrado de Gestión) y el personal encargado de la documentación a presentar, según los ámbitos que el auditor se encuentre evaluando (el Gerente General puede estar presente solo como observador).

Es importante que el Gerente General u otros cargos altos de la empresa, no obstruyan el trabajo al momento de la entrega de documentos en la auditoría; no se debe presionar ni hostigar al trabajador encargado de presentar los documentos de su área.

Este mismo debe recibir apoyo durante la recopilación o entrega de documentos, en caso de que el auditor solicite algún documento extra, las otras áreas o encargados deben apoyar para poder conseguir dicha documentación, no deben reprochar o irritar a los encargados de los documentos, si no apoyarlos para poder desarrollar exitosamente la auditoría.

5. Frases y comportamientos, que no se deben presentar durante la auditoría:

–  te envié el correo la semana pasada
–  yo te dije que lo hicieras (delante del gerente general)
–  discutir con los trabajadores en presencia del auditor.
–  Platicar o dar información que no ha solicitado el auditor.
–  no brindar u ocultar información para perjudicar a otro compañero durante la auditoría.
–  no apoyar a las otras áreas cuando necesiten buscar algún documento para la homologación.

6. Etapa de cierre de la auditoría

El auditor dará una explicación de las de mejora para la empresa, para ello debe estar presente el Gerente General y coordinador del sistema Integrado de Gestión.

Se entregará su constancia de visita.

Le darán una copia como sustento de que se ejecutó la auditoría y le informarán cuando tendrán el informe y certificado (en promedio 8 días hábiles).

7. Después de la auditoría.

Se debe de generar, un clima de mejora continua y no de reproche continuo o amenazas con el trabajo, recuerden que son un equipo, muy independiente del área en donde trabajan, si algo fallo durante la auditoría quiere decir, que paso, por muchos procesos, dentro de la empresa y estos no lo detectaron y demás, alternativas.

De la mano de Huascarán Asesores, iremos superando todas estas dificultades y llevaremos a su empresa a la mejora continua.
Con nuestra asesoría y consultoría usted podrá superar todas estas dificultades y salir airoso en la auditoría de cualquier proceso de homologación de proveedores.

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Gabriela Hinostroza
Gerente Comercial

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