7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Bienvenidos al apartado 7.5 de la norma ISO 9001:Información Documentada, este apartado es para: establecer, implementar, mantener, y mejorar el sistema de gestión de calidad.

En el desarrollo de estos apartados nos hemos dado cuenta que el control de la documentación no es lo único que pretende controlar esta norma.

El apartado 7.5.1 establece que la organización debe mantener y conservar información documentada que considere para asegurar la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad.

Sin embargo, en algunos de nuestros contenidos se hace referencia a la información de documentos desde dos aspectos: Mantener información documentada y conservar información documentada.

Ese enfoque ha iniciado desde la versión 2015 sin embargo en versiones anteriores se entendía como documento y registro.

     a) Mantener información documentada

El anexo A 6 de la norma ISO 9001 determina la definición de documento el cual está relacionado en la norma ISO 9001.

     b) Conservar información documentada

Del anexo A 6 de la norma ISO 9001 establece que como documento que presenta resultados obtenidos que proporciona evidencia de las actividades realizadas.

Veamos unos ejemplos:
Respecto a los requisitos que exijan mantener información documentada podemos encontrar los siguientes apartados 

• 4.3 Alcance del sistema de gestión de calidad. 
• 4.4.2 Documentación relacionada al Sistema de Gestión de Calidad y procesos. 
• 5.2 Política de calidad.
• 6.2.1 Objetivos del Sistema de Gestión de Calidad. 

En cuanto a requisitos que exijan conservar información documentada tenemos los siguientes ejemplos: 

• 4.4.2 Sistema de Gestión de calidad y sus procesos. 

• 7.1.5 Recursos de seguimiento y medición. 

• 7.2 Competencia. 

Para confirmar este punto basta con leer cada uno de los requisitos referenciados.

Estos dos conceptos también se desarrollarán en las cláusulas 8, 9 y 10 por lo que el apartado 7.5.1 requiere que el Sistema de Gestión de Calidad incluya dentro de su documentación la información requerida por la norma ISO 9001.

Asimismo, el apartado 7.5.1 establece que el Sistema de Gestión de Calidad debe incluir información documentada que la organización determine como necesaria, entre estas se puede encontrar: 

• Misión visión. 
• Direccionamiento estratégico. 
• Manuales de operaciones. 
• Procedimientos. 
• Protocolos.
• Entre otros. 

El apartado 7.5.2 hace referencia a la creación y actualización de las informaciones documentadas, cada documento debe ser único para facilitar su identificación, eso incluye el nombre, código, proceso al que pertenece, logo de la organización, etc.

También se debe determinar el medio de soporte de dicho documento, por ejemplo: medio impreso, digital, vídeo, audio, entre otros.

Podemos ser creativos y evitar pensar que la información documentada solo es papel físico.

Preguntémonos cómo sería la información documentada con personas que tengan alguna discapacidad auditiva o visual. La información documentada debe ser revisada y aprobada respecto a su conveniencia y adecuación antes de ser emitida, por ejemplo:

Un documento que determine la tabla de precios de una organización, antes de ser enviado a todos los asesores comerciales debe estar aprobado.

La conveniencia sobre lo favorable que puede resultar para la organización y la adecuación si su contenido es pertinente, esa revisión y aprobación debería ser llevada a cabo por una persona con autoridad y competencia para tener un criterio confiable como un líder del proceso.

El apartado 7.5.3

Determina el control de la informaciones documentadas en el cual se requiere que la información esté disponible para los procesos y trabajadores según sus funciones pertinentes, que sea idónea para su uso y que se encuentre dónde y cuándo se necesite, para el control de la información documentada se debe asegurar:

• La distribución.

• El acceso. 

• La recuperación. 

• El uso. 

Eso con el fin que los trabajadores puedan llevar a cabo sus actividades controladamente, también se debe controlar el almacenamiento y la preservación de la información, esto incluye protección de la información digital ante virus informáticos o protección de información en medios físicos ante plagas, humedad o incendios.

El control de la legibilidad es necesario, puesto que de poco sirve implementar controles si el documento no puede ser leído (evitar manchas, tachones o demás daños que afecten la confianza de su contenido). 

Existen organizaciones que crean matrices o listados maestros para consolidar la información documentada en esta se indica por ejemplo nombre del documento, ubicación, fecha de revisado, fecha de aprobado, versión, entre otros.

Las organizaciones son libres de manejar información documentada de acuerdo a sus capacidades y necesidades, lo anterior aplica para información documentada creada al interior de la organización.

Existen documentos externos que también deben adoptarse como por ejemplo: manuales de uso de equipos, leyes, resoluciones, decretos, reglamentos, especificaciones, normas, entre otros.

Esta información documentada de origen externo también debe estar disponible para su uso y debe ser identificada y controlada, es decir verificada en cuanto a su adecuación y conveniencia para ser implementada dentro de la organización

Algunas organizaciones pueden incluir esos documentos al listado maestro especificando que es de origen externo.

Otra opción es crear un listado aparte que permite identificar estos documentos en algunas entidades se les llama normograma hasta aquí el apartado 7.5

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nos vemos…