6.3 Planificación de cambios. ISO 9001:2015
Bienvenidos al apartado 6.3 de la norma ISO 9001 denominado “planificación de los cambios” con este apartado finalizaremos el desarrollo de la cláusula 6 denominado planificación, como ya hemos visto en otros apartados la norma ISO 9001 es muy preventiva y apoya la dirección estratégica, esa norma permite que la organización sea más dinámica ante los diferentes cambios a nivel externo e interno.
Por ejemplo:
Hemos visto cómo identificar cuestiones externas e internas según el apartado 4.1, asimismo encontramos la importancia identificar a las partes interesadas con sus requisitos en el apartado 4.2, posteriormente encontramos la necesidad identificar riesgos para prevenir efectos no deseados en el apartado 6.1, ahora en el apartado 6.3 debemos encontrar el modo de mantener la integridad del sistema cuando se generen cambios en la organización.
La norma ISO 9001 requiere que la integridad del Sistema de Gestión de Calidad se mantenga para el alcance y procesos previstos independientemente los cambios que pueda tener la organización, es decir que se identifiquen tales cambios antes que éstos lleven a la organización a efectos adversos.
Como cambios podemos tener los siguientes ejemplos:
- Cambios en los integrantes de la alta dirección.
- Inclusión de nuevas sedes o centros de operación de la organización.
- Cambios en los productos y servicios.
- Inclusión de nuevos requisitos legales o reglamentarios.
- Cambios en la tecnología o sistemas de información.
- Entre otros.
Los Sistemas de Gestión
Se planifican e implementan basados en un momento en el tiempo de la organización, es decir en el contexto de ese momento, pero las organizaciones deben cambiar por diferentes condiciones de los mercados, incluyendo las entidades públicas cuya naturaleza cambia de acuerdo a los organismos legisladores. Para esto debemos planificar los cambios con el fin que pase lo que pase el sistema de gestión se ajusta lo más pronto posible y se evitan efectos adversos en la organización.
Es importante la identificación de los cambios de manera objetiva y clara. Por ejemplo: Evitar decir subjetivamente inclusión de nuevas tecnologías cambiándolo por la adquisición de equipos con mayor capacidad de almacenamiento y rapidez, la redacción objetiva del cambio permite la adecuada planificación de estos.
Posteriormente se de identificar el propósito de este cambio es decir para que se implementa este cambio, por ejemplo:
- Cumplimiento una ley específica o algún requerimiento de la alta dirección.
- Justificación relacionada a mejorar la calidad de los productos o servicios.
Se deben determinar las consecuencias potenciales de implementar el cambio y de no implementar el cambio.
- La primera nos permitirá determinar todas las variables para actualizar el sistema de edición desde el contexto políticas, documentación, riesgos, indicadores, entre otros.
- El segundo nos permitiría determinar el impacto negativo en caso de no implementar en su cambio.
Se debe analizar la capacidad de la organización para implementar dichos cambios a partir de la disponibilidad de los recursos, para eso se den lista los recursos humanos, financieros, tecnológicos, requeridos para este cambio, asimismo se debe asegurar que estos recursos estén disponibles.
Finalmente se deben asignar responsabilidades y autoridades para eso se recomienda tal y como lo vimos en los apartados 4.2, 6.1 y 6.2 en cuanto a la planificación en listar actividades asignar una persona responsable de llevarlas a cabo y rendir cuentas respecto a estas determinar plazos y determinar evidencias que permitan concluir que hay cambios ha implementado controladamente.
Veamos un ejemplo donde podamos desarrollar este requisito:
La organización ha cumplido su misión por lo que se ha establecido otra para los próximos cuatro años y se requiere realizar algunos cambios en el Sistema de Gestión de Calidad partiendo de la política de calidad. El propósito del cambio es que la organización sea de cuidar las necesida
des del mercado mediante la actualización de aspectos como: visión, visión, valores corporativos objetivos estratégicos, portafolio y logo.
Algunas consecuencias positivas del anterior ejemplo de la adaptación de la documentación y la alineación de los procesos al modo direccionamiento estratégico permitiendo así concentrar los esfuerzos en alcanzar la visión en los próximos cuatro años.
Las consecuencias negativas de no implementar el cambio es una pérdida de identidad organizacional y posterior reducción de participación en el mercado esta podría ser analizada posteriormente en el mapa de riesgos como una consecuencia.
La organización a estimado recursos por 34 mil dólares donde se encuentran: consultorías, capacitaciones, sistemas de información y manual de imagen.
Finalmente se determina las siguientes actividades:
a) Realizar un inventario de información documentada actualizar.
b) Socializar a los líderes de progreso a los cambios a realizar.
c) Actualizar la política y objetivos de calidad con su respectiva planificación.
d) Realizar la actualización documental requerida.
e) Realizar la actualización de indicadores y riesgos requeridos.
f) Capacitar y sensibilizar a los trabajadores sobre los cambios realizados.
g) Monitorear el cumplimiento de actividades.
h) Entre otras actividades que la organización considere pertinentes.
Finalizamos el apartado 6.3 planificación de los cambios nos vemos.
